Управление бизнес-процессами (BPM): ключ к повышению эффективности и внедрению инноваций

Сегодня мы все живем в быстро меняющемся мире наемников, где успех заключается не только в упорной работе, но и в умной работе. Поэтому умная работа на самом деле стала намного более важной, и именно здесь на первый план выходит управление бизнес-процессами (BPM). Эффективность и производительность должны обязательно работать в тандеме, и в этом суть BPM. 

Управление бизнес-процессами (BPM) заключается в том, чтобы делать все правильно и обеспечивать достижение правильных целей путем оптимизации и устранения ненужных отходов в рабочих процессах. Оно включает в себя реорганизацию, стабилизацию, а иногда и устранение текущих процессов для обеспечения долгосрочного роста компаний. Таким образом, управление бизнес-процессами (BPM) служит стратегической основой, которая позволяет компаниям удовлетворять лавину постоянно меняющихся требований с гибкостью и точностью. Его можно понимать как системный подход, который помогает компаниям проектировать, моделировать, выполнять, контролировать и оптимизировать свои процессы для достижения своих долгосрочных организационных целей.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)

По сути, бизнес-процесс Управление температурой (BPM) относится к практике тщательного анализа всех существующих бизнес-процессов и их последующей реорганизации для получения оптимальных результатов. Будь то процесс адаптации сотрудников, процесс утверждения счетов или процедура обслуживания клиентов, BPM предлагает структурированную структуру для улучшения этих процессов путем постоянного мониторинга и скрупулезной оценки результатов. 

Также важно отметить, что Business Process Management (BPM) — это не одноразовый проект как таковой, а скорее непрерывное совершенствование процесса, которое обеспечивает развитие процессов в соответствии с преобладающими организационными потребностями. Например, предприятия могут использовать BPM для автоматизации рутинных и повторяющихся задач, тем самым уменьшая риск человеческой ошибки и обеспечивая согласованность во всех рабочих отделах. Кроме того, BPM позволяет организациям быть гибкими, позволяя быстро менять стратегию в ответ на меняющиеся требования рынка и нормативные изменения или даже технологические достижения. 

Ключевые компоненты управления бизнес-процессами (BPM): 

• Разработка процесса: Проектирование процессов — это процесс описания существующего состояния бизнес-процессов и, таким образом, создания наиболее идеальной схемы работы. Этот этап часто влечет за собой изучение существующего состояния бизнес-процессов и проектирование оптимального рабочего процесса, а также выявление узких мест, избыточности и областей для улучшения.

• Моделирование: После того, как процесс был разработан, следующим шагом является моделирование. Различные модели проецируются на новый процесс, чтобы узнать, как он будет работать в различных условиях. 

• Исполнение: После моделирования следующим этапом является практическое применение процесса. На этом этапе для выполнения задач могут использоваться технологии автоматизации, такие как роботизированная автоматизация процессов (RPA) или системы управления рабочими процессами.

• Мониторинг: После того, как все процессы внедрены, в игру вступают инструменты мониторинга, которые помогают отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы гарантировать, что процессы функционируют так, как задумано. Организации часто полагаются на данные в режиме реального времени данным для внесения быстрых корректировок. 

• Оптимизация: Оптимизация, по сути, является последним шагом в BPM, и, по сути, она относится к непрерывной оптимизации. Предприятия используют данные, собранные на начальном этапе мониторинга, для внесения постепенных улучшений и повышения общей эффективности и результативности.

Внедрение BPM: типичные ошибки, которых следует избегать

Реализация без посторонней помощи

Руководители высокого уровня часто сразу предполагают, что им не нужны никакие указания или помощь. Без стратегического участия других отделов, старшего персонала, сотрудников и лиц, принимающих окончательные решения, создание карты процесса вскоре станет определенной тратой времени и усилий. Если сотрудники не могут договориться о том, как они работают, как изменить карту процесса и как определить роли и обязанности всех вовлеченных сторон, могут возникнуть проблемы.

Начало и конец неясны

Большинство реализаций бизнес-оптимизации ужасно проваливаются, давайте посмотрим правде в глаза. Неоднозначное начало и заключение являются одной из причин. Чтобы предотвратить такое затруднительное положение, предприятия должны полностью понять свою текущую систему, прежде чем начинать какие-либо усилия по оптимизации. В начале вашего предприятия задайте следующие точные вопросы:

• Кто принимает участие?
• Какие входные и выходные переменные используются?
• Сколько времени обычно занимает завершение одной процедуры или мероприятия?
• Сколько вопросов задается, кто на них отвечает и как они решаются?

Вам следует предпринять срочные действия для устранения любых проблемных областей, которые вы выявили после анализа своих выводов. В долгосрочной перспективе ваша компания может пострадать, если вы не внесете никаких изменений в управление бизнес-процессами. Кроме того, успешные предприятия с проверенной репутацией — это те, которые быстро приспосабливаются к новым тенденциям.

Силосная ментальность

Такое мышление будет препятствовать развитию вашей организации и финансовому расширению вашего бизнеса. Каждая организация имеет ряд компонентов, которые должны сотрудничать для улучшения бизнес-процедур. Если никто не принимает активного участия, невозможно получить что-либо от любой из организаций.

Неспособность изменить бизнес-процедуры до развертывания и внедрения BPM

После того, как вы открыли для себя методы «как есть», крайне важно найти необходимость дополнительных корректировок перед автоматизацией. Фактически, слабые процессы централизованы, а существующие системы трансформируются слишком часто.

С другой стороны, BPM позволяет компаниям проанализировать свою текущую деятельность и выявить области, требующие улучшения.

• Приносят ли ваши текущие методы ведения бизнеса постоянные положительные результаты?
• Если ответ отрицательный, в чем причина?
• Что нужно сделать, чтобы ситуация улучшилась?
• Нужно ли вам дублировать текущие процессы?
• Какие операции выиграют от автоматизации?
• Какие процессы лучше выполнять вручную?
• Какой метод перехода от ручных процессов к автоматизированным наиболее эффективен?

Использование стратегий улучшения, показанных в процедурах и стандартах Six Sigma, может быть полезным на этом этапе. Процессы будут оставаться актуальными и эффективными, если все заинтересованные стороны будут сотрудничать с самого начала.

Чрезмерное количество подписей

Иногда может быть избыток подписей и обзоров. Как говорится, слишком много поваров на кухне может привести к проблемам. Конечно, чтобы свести к минимуму ошибки и повторяющиеся процедуры, процессы должны быть четко определены с самого начала. Поэтому необходимо найти компромисс между картой процесса и необходимостью чрезмерного количества проверок и противовесов, которые просто замедляют процесс до полной остановки. Вы просто не сможете плавно перейти к следующему шагу, если вам нужно слишком много проверок.

Неважные KPI

KPI — это показатели, которые используются для оценки успешности компании. Это маркеры, которые помогают убедиться, что операционная эффективность растет. По этой причине компаниям следует быть осторожными при выборе KPI. Существует несколько уникальных KPI, на которые могут влиять внешние факторы, неясные или неизвестные, или которые не соответствуют целям бизнеса.

В каждом бизнесе провал автоматизации — еще одна частая ошибка. Автоматизация просто идет совершенно другим путем, когда она плохо определена или недостаточна. Вместо этого процесс BPM может предоставить всей организации определенные преимущества, если он выполняется вовремя и в сочетании с безупречной процедурой управления изменениями.

Пять главных преимуществ управления бизнес-процессами (BPM): 

1. Масштабируемая эффективность

• Автоматизирует рутинные задачи
• Уменьшает ручные усилия
• Освобождает сотрудников для стратегической работы

2. Снижение цены

• Оптимизирует процессы
• Устраняет ненужные шаги
• Минимизирует ошибки и снижает эксплуатационные расходы

3. Лучшее соответствие

• Стандартизирует и документирует процессы
• Обеспечивает соблюдение отраслевых норм.
• Упрощает аудит и отчетность

4. Повышенная маневренность

• Позволяет быстро адаптироваться к внешним изменениям
• Поддерживает постоянное совершенствование процесса
• Дает конкурентное преимущество на динамичных рынках

5. Лучшее качество обслуживания клиентов

• Ускоряет предоставление услуг
• Снижает вероятность ошибок
• Создает более плавный и удовлетворяющий процесс взаимодействия с клиентом

BPM и RPA: невероятно мощное сочетание

Способность роботизированной автоматизации процессов (RPA) точно и быстро выполнять повторяющиеся операции сделала ее одной из самых революционных технологий нашего времени.

Результатом является мощная синергия, которая преобразует функционирование предприятий при сочетании с управлением бизнес-процессами (BPM).

Взаимодополняемость RPA и BPM 

• Основными целями BPM являются проектирование, управление и оптимизация бизнес-процессов.
• RPA оптимизирует такие процедуры за счет автоматизации повторяющихся операций на основе правил.

Вместе они:

• Повышение эффективности процесса
• Уменьшите ручное усилие
• Повышение точности и соответствия
• Освободите сотрудников для стратегической и творческой работы
  

Пример: Автоматизация процесса выставления счетов

Давайте сломаем это:

• Роль BPM:
  Определяет рабочий процесс утверждения счетов-фактур, маршрутизации и соблюдения требований.
  
• Роль РПА:
  
  • Извлекает данные из счетов-фактур
  • Вводит его в систему.
  • Автоматически отмечает несоответствия и ошибки

Результат: – Более быстрая обработка, меньше ошибок и лучшее соблюдение операционных инструкций.

Основные преимущества объединения BPM и RPA

• Повышает производительность: Автоматизация сокращает время, затрачиваемое на рутинные задачи
• Уменьшает количество ошибок: Последовательное выполнение снижает вероятность человеческой ошибки
• Обеспечивает соответствие: Процессы остаются в рамках определенных рамок и правил
• Максимизирует эффективность: Рабочие процессы становятся более рациональными и требующими меньше ресурсов

Как Macgence помогает компаниям с управлением бизнес-процессами (BPM):

Мы в Macgence понимаем, что управление и оптимизация различных бизнес-процессов являются ключом к поддержанию конкурентного преимущества на сегодняшнем постоянно развивающемся рынке. Однако многие компании считают, что это легче сказать, чем сделать, и, безусловно, могут столкнуться с титанической задачей при жонглировании и управлении всеми своими процессами, что приводит к их сбоям. Но не волнуйтесь, потому что мы здесь, чтобы помочь вам. Мы специализируемся на предоставлении комплексных и первоклассных решений по управлению бизнес-процессами (BPM), разработанных с учетом уникальных потребностей вашего бизнеса. Независимо от того, нужна ли вам разработка процесса или непрерывная оптимизация, наши исключительные решения вам подойдут. Наша команда экспертов будет тесно сотрудничать с вами, чтобы оценить узкие места и тем самым оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность во всех отделах.

Благодаря нашему непревзойденному опыту в области BPM мы гарантируем, что вы можете рассчитывать на системный подход к совершенствованию ваших бизнес-процессов, обеспечивая при этом согласованность, минимизируя эксплуатационные расходы и масштабируя общую производительность вашего бизнеса. 

Наши гибкие решения помогают предприятиям не только легко адаптироваться к изменениям рынка, но и внедрять инновации и обеспечивать лучший клиентский опыт.

Так что не думайте больше и выведите свой бизнес на новый уровень с нами в Macgence. Свяжитесь с нами сегодня для индивидуальной консультации и узнайте, как мы можем помочь вам внедрить эффективные стратегии BPM, которые, в свою очередь, выведут ваш бизнес на новые высоты.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Предыдущий блог

Следующий блог